Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób Administrator przetwarza dane osobowe w związku z korzystaniem z Serwisu, kontaktem przez formularz, telefon lub pocztę elektroniczną, zgłoszeniem potrzeby rehabilitacji własnej albo bliskiej osoby, korzystaniem z mapy oraz używaniem plików cookies i innych technologii. Dokument obejmuje działania związane z Serwisem i pierwszym kontaktem poprzedzającym ewentualne rozpoczęcie udzielania świadczeń zdrowotnych.
1. Zakres polityki
Polityka dotyczy serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://neurorehabilitacjabialystok.pl, zwanego dalej „Serwisem”.
Polityka stanowi informację przekazywaną zgodnie z art. 13 RODO, a w zakresie danych pozyskanych od osoby innej niż osoba, której dane dotyczą - również zgodnie z art. 14 RODO. Przez RODO należy rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. Przez PKE należy rozumieć ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, z późniejszymi zmianami.
Polityka obejmuje dane przetwarzane podczas odwiedzania Serwisu, korzystania z formularza kontaktowego, kontaktu telefonicznego lub e-mailowego rozpoczętego przy użyciu danych podanych w Serwisie, korzystania z mapy oraz opcjonalnych narzędzi internetowych.
Polityka obejmuje także ograniczony zakres informacji dotyczących zdrowia przekazywanych na etapie zgłoszenia potrzeby rehabilitacji i organizowania pierwszego kontaktu - zarówno gdy osoba kontaktuje się we własnej sprawie, jak i wtedy, gdy kontaktuje się w sprawie bliskiej osoby.
Polityka nie opisuje szczegółowo przetwarzania danych pacjenta po rozpoczęciu udzielania świadczeń zdrowotnych ani zasad prowadzenia dokumentacji medycznej. Jeżeli dojdzie do pierwszej wizyty i rozpoczęcia udzielania świadczeń zdrowotnych, pacjent otrzyma odrębną informację dotyczącą przetwarzania jego danych w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i prowadzeniem dokumentacji medycznej, przed pozyskaniem danych niezbędnych do prowadzenia tej dokumentacji.
2. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest NeuroRehabilitacja Białystok Mariusz Wojciuk, adres działalności: ul. Kowalska 7, 15-594 Białystok, NIP: 5423121239, REGON: 543174998, zwany dalej „Administratorem”.
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:
- e-mail: neurorehabilitacjabialystok@gmail.com,
- telefonicznie: 792 801 613,
- pisemnie na adres działalności Administratora.
Wiadomości przesłane przez formularz lub na adres e-mail podany w Serwisie otrzymuje i odczytuje Mariusz Wojciuk jako Administrator. Dostęp techniczny do danych mogą mieć również podmioty świadczące usługi niezbędne do działania Serwisu lub poczty elektronicznej, wyłącznie w zakresie wynikającym z charakteru danej usługi.
3. Zakres i źródła danych
Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:
- dane podane w formularzu kontaktowym, w szczególności imię, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail oraz treść wiadomości;
- informację wynikającą z zaznaczenia pola dotyczącego niedawnego wypisu ze szpitala lub świeżego incydentu chorobowego, jeżeli takie pole jest dostępne w formularzu;
- ograniczony zakres informacji dotyczących zdrowia i sprawności pacjenta, jeżeli osoba kontaktująca się uzna ich podanie za potrzebne do przedstawienia powodu zgłoszenia;
- dane przekazane podczas kontaktu e-mailowego lub telefonicznego, w zakresie wybranym przez osobę kontaktującą się;
- dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, data i czas połączenia, żądany adres, typ przeglądarki i urządzenia, system operacyjny, strona odsyłająca oraz informacje zapisywane w logach;
- identyfikatory i informacje związane z plikami cookies lub podobnymi technologiami - w zakresie, w jakim są używane zgodnie z wyborem użytkownika albo są niezbędne do działania Serwisu.
Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, z jej urządzenia podczas korzystania z Serwisu albo od osoby kontaktującej się w sprawie bliskiej osoby. Administrator nie pozyskuje danych kontaktowych do obsługi zgłoszeń z baz marketingowych.
Jeżeli osoba bliska kontaktuje się w sprawie pacjenta, źródłem danych pacjenta jest ta osoba kontaktująca się. Administrator prosi o przekazywanie wyłącznie informacji potrzebnych do wstępnego przedstawienia sytuacji i organizacji kontaktu.
Na etapie formularza nie należy przesyłać numeru PESEL, numeru dowodu osobistego, pełnej dokumentacji medycznej, wyników badań ani innych szczegółowych danych, które nie są potrzebne do pierwszego kontaktu. Jeżeli takie dane zostaną przekazane mimo braku potrzeby, Administrator ograniczy ich wykorzystanie do niezbędnego minimum i, jeżeli nie będą potrzebne, usunie je bez zbędnej zwłoki.
4. Dane dotyczące zdrowia i kontakt w sprawie bliskiej osoby
Dane dotyczące zdrowia są szczególną kategorią danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO. Na etapie pierwszego kontaktu Administrator przetwarza je wyłącznie wtedy i w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne do przyjęcia zgłoszenia, wstępnego rozpoznania jego charakteru, organizacji kontaktu oraz ewentualnego przygotowania do udzielenia świadczeń zdrowotnych.
W zakresie danych dotyczących zdrowia podstawą przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z art. 9 ust. 3 RODO - przetwarzanie niezbędne do celów związanych z zapewnieniem opieki zdrowotnej lub leczenia i odbywające się pod odpowiedzialnością osoby zobowiązanej do zachowania tajemnicy zawodowej. Fizjoterapeuta jest samodzielnym zawodem medycznym, a obowiązek zachowania tajemnicy informacji związanych z pacjentem wynika w szczególności z art. 9 ustawy o zawodzie fizjoterapeuty oraz przepisów o prawach pacjenta.
Dla zwykłych danych osobowych związanych z takim zgłoszeniem podstawą prawną jest:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO - gdy pacjent kontaktuje się we własnej sprawie i przetwarzanie jest potrzebne do podjęcia działań na jego żądanie przed rozpoczęciem świadczeń;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO - gdy kontaktuje się osoba bliska albo gdy chodzi o inne zapytanie, a prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest obsługa korespondencji, przyjęcie zgłoszenia i organizacja możliwego kontaktu z pacjentem.
Osoba bliska może zgłosić potrzebę kontaktu w sprawie pacjenta i przekazać krótki opis jego aktualnej sytuacji, np. informację o niedawnym udarze, hospitalizacji, operacji, ograniczeniach chodzenia lub potrzebie pomocy w domu. Powinna ograniczyć się do informacji potrzebnych do pierwszego kontaktu.
Sam fakt przekazania przez osobę bliską informacji o pacjencie nie uprawnia tej osoby do uzyskiwania od Administratora informacji o stanie zdrowia pacjenta. Udzielanie informacji o pacjencie osobom bliskim odbywa się na zasadach wynikających z przepisów o prawach pacjenta i tajemnicy zawodowej.
Jeżeli dane pacjenta zostały przekazane przez inną osobę, Administrator - o ile obowiązek z art. 14 RODO ma zastosowanie - przekazuje pacjentowi wymagane informacje w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych, nie później niż w ciągu miesiąca. Jeżeli dane mają służyć do komunikowania się z pacjentem, informacje te przekazywane są najpóźniej przy pierwszej komunikacji z nim, a jeżeli planowane jest ujawnienie danych innemu odbiorcy - najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu. RODO przewiduje wyjątki od tego obowiązku w przypadkach określonych w art. 14 ust. 5.
Informacje przekazane w zgłoszeniu nie stają się automatycznie dokumentacją medyczną. Jeżeli po pierwszym kontakcie dojdzie do pierwszej wizyty i rozpoczęcia udzielania świadczeń zdrowotnych, dalsze przetwarzanie danych pacjenta oraz prowadzenie dokumentacji medycznej odbywają się na zasadach właściwych dla udzielania świadczeń zdrowotnych. Pacjent otrzymuje w tym zakresie odrębną informację.
5. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do wskazanych niżej celów. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych zakres danych jest ograniczany do informacji adekwatnych i niezbędnych do danego celu.
| Cel i zakres danych | Podstawa prawna | Okres przetwarzania |
|---|---|---|
| Obsługa formularza, odpowiedź na wiadomość, wykonanie połączenia zwrotnego i podjęcie działań na żądanie osoby kontaktującej się we własnej sprawie. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. | Do zakończenia obsługi zgłoszenia i realizacji pierwszego kontaktu. Następnie dane, które nie są potrzebne do dalszego celu ani nie podlegają obowiązkowi prawnemu, są usuwane bez zbędnej zwłoki. |
| Obsługa zgłoszenia dokonanego przez osobę bliską lub innego zapytania niezwiązanego bezpośrednio z działaniami przed zawarciem umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, przyjmowaniu zgłoszeń i organizacji kontaktu. | Do zakończenia obsługi zgłoszenia i realizacji pierwszego kontaktu, a następnie usunięcie bez zbędnej zwłoki, jeżeli dane nie są potrzebne do innego zgodnego z prawem celu. |
| Uwzględnienie ograniczonego zakresu informacji dotyczących zdrowia pacjenta w celu przyjęcia zgłoszenia, wstępnego rozpoznania jego charakteru, organizacji kontaktu i przygotowania do ewentualnego udzielenia świadczeń zdrowotnych. | Art. 9 ust. 2 lit. h w zw. z art. 9 ust. 3 RODO; dla zwykłych danych towarzyszących - odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO. Dodatkowe gwarancje wynikają z obowiązku tajemnicy zawodowej fizjoterapeuty. | Do zakończenia obsługi zgłoszenia i realizacji pierwszego kontaktu. Jeżeli rozpocznie się udzielanie świadczeń, dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach właściwych dla danych pacjenta i dokumentacji medycznej. |
| Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu, diagnozowanie błędów oraz ochrona przed nadużyciami. Przetwarzane są dane techniczne i logi serwera. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu. | Przez okres technicznie niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki, zgodnie z konfiguracją dostawców; następnie dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia konkretnego incydentu. |
| Automatyczne wyświetlanie mapy OpenStreetMap i prezentacja obszaru działania. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na czytelnym przedstawieniu użytkownikowi obszaru świadczenia usług. Jeżeli dana konfiguracja mapy wymagałaby zastosowania technologii objętych zgodą na podstawie art. 399 PKE, takie technologie powinny zostać objęte mechanizmem zgód. | Dane techniczne powstają w związku z bieżącym wyświetleniem mapy; okresy dalszego przetwarzania po stronie OpenStreetMap Foundation wynikają z zasad tego niezależnego administratora. |
| Zapamiętanie wyborów dotyczących prywatności oraz wykazanie udzielonej lub wycofanej zgody. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1 RODO oraz - w zakresie technologii wymagających zgody - art. 399 i 400 PKE. W zakresie technicznego zapisania ustawień także art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do czasu zmiany lub wygaśnięcia ustawienia. Informacje potrzebne do wykazania prawidłowego odebrania zgody mogą być przechowywane przez okres niezbędny do rozliczalności obowiązków Administratora. |
| Prowadzenie statystyk korzystania z Serwisu oraz uruchamianie opcjonalnych narzędzi lub treści zewnętrznych, jeżeli ich działanie wymaga zgody. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 w zw. z art. 400 PKE - w zakresie, w jakim dana technologia zapisuje informacje na urządzeniu użytkownika lub uzyskuje dostęp do informacji już zapisanych i nie mieści się w ustawowym wyjątku. | Do wycofania zgody albo upływu okresu wskazanego dla danego narzędzia w ustawieniach prywatności. Dane trwale zanonimizowane mogą być przechowywane dłużej, ponieważ nie stanowią danych osobowych. |
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne. Imię i numer telefonu są potrzebne do obsługi formularza i wykonania kontaktu zwrotnego. Adres e-mail oraz opis sytuacji są opcjonalne. Jeżeli użytkownik zdecyduje się opisać sytuację pacjenta, powinien ograniczyć zakres informacji do danych potrzebnych do pierwszego kontaktu.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania Serwisu i obsługi kontaktu następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcom hostingu, serwerów, domeny, zabezpieczeń i kopii zapasowych;
- dostawcom poczty elektronicznej oraz technicznej obsługi formularza;
- podmiotom zapewniającym utrzymanie, rozwój i bezpieczeństwo Serwisu;
- dostawcom systemu zarządzania zgodami i ustawieniami prywatności;
- dostawcom narzędzi analitycznych i opcjonalnych treści zewnętrznych - jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę;
- OpenStreetMap Foundation w zakresie danych technicznych przekazywanych przy automatycznym pobieraniu mapy;
- organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Zależnie od charakteru usługi dostawca może działać jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora albo jako odrębny administrator. Administrator dobiera dostawców z uwzględnieniem bezpieczeństwa danych i zawiera wymagane umowy powierzenia przetwarzania, jeżeli dany dostawca działa jako podmiot przetwarzający.
Treść formularza nie jest celowo przekazywana narzędziom analitycznym ani dostawcom map lub widżetów opinii. Administrator nie sprzedaje danych użytkowników.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy usług technicznych lub zewnętrznych mogą mieć siedziby albo infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli w związku z korzystaniem z konkretnej usługi dojdzie do przekazania danych poza EOG, przekazanie nastąpi zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.
OpenStreetMap Foundation wskazuje, że usługi mapowe mogą być dostarczane za pośrednictwem rozproszonej infrastruktury i sieci cache. Szczegóły dotyczące przetwarzania przez OSMF są dostępne w jej polityce prywatności: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.
Aktualne informacje o dostawcach technologii uruchamianych w przeglądarce, jeżeli są objęte mechanizmem zgód, powinny być dostępne w ustawieniach cookies i prywatności.
8. Cookies, mapa, analityka i treści zewnętrzne
Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie służące do zapisywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania dostępu do informacji już na nim zapisanych. Zgodnie z art. 399 PKE zgoda jest wymagana, chyba że zachodzi jeden z ustawowych wyjątków, w szczególności gdy dana technologia jest niezbędna do wykonania transmisji komunikatu elektronicznego lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.
Przy pierwszym wejściu do Serwisu wyświetlany jest mechanizm zarządzania zgodami, który umożliwia co najmniej zaakceptowanie technologii opcjonalnych, odrzucenie ich oraz wybór ustawień szczegółowych. Technologie opcjonalne wymagające zgody nie są uruchamiane przed dokonaniem odpowiedniego wyboru przez użytkownika.
Technologie używane w Serwisie mogą obejmować:
- technologie niezbędne - potrzebne do prawidłowego działania, bezpieczeństwa lub zapamiętania ustawień prywatności;
- technologie analityczne - pomagające mierzyć sposób korzystania z Serwisu; jeżeli wymagają zgody, są uruchamiane dopiero po jej wyrażeniu;
- opcjonalne treści zewnętrzne i widżety - jeżeli ich działanie wiąże się z technologiami wymagającymi zgody, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.
Mapa OpenStreetMap jest przeznaczona do automatycznego ładowania jako element prezentujący obszar działania. W związku z pobieraniem mapy przeglądarka użytkownika łączy się z infrastrukturą OpenStreetMap Foundation. OSMF może otrzymywać dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, system operacyjny, strona odsyłająca, data i czas żądania oraz informacje o pobieranych elementach mapy. OSMF działa w tym zakresie jako niezależny administrator danych.
Automatyczne ładowanie mapy jest po stronie Administratora oparte na art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadnionym interesie polegającym na czytelnym przedstawieniu użytkownikom obszaru świadczenia usług. Jeżeli konfiguracja mapy zostałaby zmieniona w sposób powodujący wykorzystywanie niekoniecznych technologii objętych art. 399 PKE, technologie te powinny zostać objęte mechanizmem zgód.
Widżety opinii i inne treści zewnętrzne, w tym rozwiązania dostarczane przez ZnanyLekarz/Docplanner, które wykorzystują niekonieczne cookies, local storage lub inne technologie wymagające zgody na podstawie art. 399 PKE, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.
Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę na technologie opcjonalne za pomocą odnośnika „Ustawienia cookies i prywatności” dostępnego w stopce Serwisu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania opartego na zgodzie.
Użytkownik może również usuwać lub blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Może to jednak wpływać na działanie niektórych funkcji Serwisu.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w RODO;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki art. 20 RODO;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec przetwarzania związanego z bezpieczeństwem Serwisu lub automatycznym wyświetlaniem mapy;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody - w szczególności w odniesieniu do opcjonalnych technologii wymagających zgody.
Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania. Żądanie można przesłać na adres e-mail Administratora. Jeżeli będzie to konieczne do ochrony danych, Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie wniesienia skargi są dostępne na stronie https://uodo.gov.pl.
10. Bezpieczeństwo i postanowienia końcowe
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych, zakresu przetwarzania i związanego z nim ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO. Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, którym jest on niezbędny do realizacji określonego celu lub wykonania usługi technicznej.
Dane przesłane w celu uzyskania kontaktu nie są wykorzystywane do wysyłania newslettera, marketingu bezpośredniego ani remarketingu, chyba że w przyszłości Administrator wprowadzi odrębny mechanizm i odpowiednią podstawę prawną dla takiego celu.
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Aktualna wersja Polityki wraz z datą obowiązywania jest publikowana w Serwisie. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania Serwisu, wykorzystywanych technologii, dostawców lub przepisów prawa. Istotne zmiany będą odzwierciedlane w numerze wersji dokumentu.